To vacancy overview

Business Assistant Amsterdam

  • HBO
  • MBO
  • Amsterdam
  • Permanent

This vacancy is no longer available. Click here for an overview of our open vacancies.

Heb jij graag een grote mate van zelfstandigheid in je functie en ben jij coördinerend sterk? Ben je graag een eerste aanspreekpunt en de verbinder van de organisatie? Wil jij graag deel uitmaken van een klein, ambitieus en gezellig team bij een internationale organisatie? Lees dan snel verder!

About the company

Internationale Investment Management organisatie

Salary and hours per week

  • €2.500 - €3.000 obv een fulltime aanstelling
  • 32 Fulltime of 28 uur ook bespreekbaar (Parttime)

About the job

Voor een van onze opdrachtgevers, een internationale investeringsorganisatie, zijn wij op zoek naar een Business Assistant.

Als Business Assistant ben je primair verantwoordelijk voor het zelfstandig invulling geven aan alle secretariële en administratieve processen. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het office management van de organisatie. Ook bied je als Business Assistant administratieve ondersteuning met betrekking tot het zakelijk management van diverse Nederlandse Vastgoedfondsen. Hiervoor werk je nauw samen met collega's, met name Asset Managers en andere Business Assistants bij andere 'collega-organisaties' in verschillende rechtsgebieden.

Jouw voorkomende taken bestaan onder andere uit de volgende gebieden:

Office Management:
  • Eerste aanspreekpunt voor gasten/relaties en externe kantoor gerelateerde aanbieders (bijvoorbeeld verhuurder, schoonmaakbedrijf, enz.);
  • Bestelling van diverse kantoorbenodigdheden;
  • Aanspreekpunt voor de IT-service die in Londen/Frankfurt gestationeerd is, voor interne kantoorgerelateerde IT-problemen: telefoon, computers, printers ed.;
  • Coördinatie van algemene organisatie processen van het kantoor.

Bedrijfsmanagement ondersteuning:
  • Assistentie bij zakelijke aangelegenheden met betrekking tot Nederlandse holding- en vastgoedvennootschappen;
  • Ondersteuning bieden bij het opening van bankrekeningen en beheren van bankrekeninglijsten;
  • Administratief toezicht houden op betrokken externe dienstverleners als contracten, facturen, creditnota's etc;
  • Administratieve ondersteuning bieden voor verschillende mandaten bij de verschillende beleggingsstructuren.

Team assistant:
  • Agendabeheer, vergaderingen organiseren, notuleren van vergadering, reisarrangementen boeken, ondersteuning bieden bij het opmaken van persoonlijke uitgaven tijdens zakelijke reizen;
  • Coördinatie met andere assistenten binnen de gehele organisatie afstemmen.

Post:
  • Openen, scannen (indien nodig) en verzenden van inkomende berichten;
  • Afhandeling van uitgaande post;
  • Indien nodig koeriersdiensten inschakelen.

Document-management:
  • Ontvangst en afhandeling van ondertekenende documenten door bestuurders;
  • Voorbereiding van documenten ter ondertekening;
  • Volgen van documenten in omloop voor ondertekening;
  • Ervoor zorgen dat documenten op de juiste manier worden ondertekend;
  • Verzending, tracking en archivering van ondertekende documenten, indien van toepassing;
  • Documentverzorging, indien nodig, (controlebrieven, documenten vereist briefpapier enz.);
  • Zorgen voor een goede opslag van alle contractuele en belangrijke documentatie.

Overige:
  • Optreden als back-up voor collega's in geval van afwezigheid;
  • Deelname aan diverse ad-hocprojecten.

Functie-eisen:
  • Bij voorkeur hbo werk- en denkniveau;
  • Uitstekende communicatieve vaardigheden (zowel schriftelijk als mondeling);
  • Zeer vaardig in het gebruik van Word, Excel, PowerPoint etc.;
  • Georganiseerd en in staat om zowel zelfstandig als binnen een team te werken;
  • Vloeiend in Nederlands en (Business) Engels is vereist;
  • Kunnen multitasken en managen van diverse zaken met serviceproviders;
  • Basiskennis bedrijfsadministratie (verwerkt in Exact Online).
  • Gevraagde competenties: zelfstandig, assertief, proactief, flexibel, stressbestendig, extravert.

Wat biedt onze opdrachtgever:
  • Een uitdagende, dynamische functie waar veel mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling aanwezig is;
  • Goede primaire als secundaire voorwaarden, waaronder een dagelijks verzorgde lunch door het kantoor en een winstafhankelijke jaarbonus;
  • Een informele zakelijke werk omgeving met veel (internationale) samenwerkingspartners.

Contact
Ben je enthousiast geworden door bovenstaande informatie en herken je jezelf in het gevraagde profiel? Reageer via de sollicitatiebutton en voeg je CV en korte motivatie toe. Voor meer informatie bel 020-5738300.
We zien jouw sollicitatie graag tegemoet!